De meeste buitenlanders vinden Portugal een frustrerend land om zaken in te doen. De bureaucratie die gepaard gaat met het starten van een zaak is wonderbaarlijk en wordt gezien als een van de meeste verderfelijke van de Westerse wereld (zelfs erger dan Frankrijk en Spanje).
Voor buitenlanders is de bureaucratie bijna ondoordringbaar, vooral als je geen Portugees kent, want je zult overspoeld worden met officiële documenten en je moet ze kunnen begrijpen. Het is maar pas als je in aanraking komt met de Portugese bureaucratie dat je begrijpt wat het betekent om een buitenlander te zijn in Portugal! Het is moeilijk om niet te geloven dat het enige doel van de autoriteiten is om zaken te hinderen (het is eigenlijk om hun eigen jobs te beschermen).
Geduld en tolerantie zijn sleutelwoorden wanneer je met Portugese bureaucraten in contact komt (en het zal wonderen doen voor je bloeddruk). Hoewel vele buitenlanders het moeilijk kunnen geloven, zijn de dingen de laatste jaren veel verbeterd en de regels en procedures zijn minder zwaar geworden sinds de toetreding van Portugal tot de EU.
Ondanks de bureaucratie is Portugal een land van kleine bedrijven en zelfstandige ondernemers, en er zijn honderden duizenden familiebedrijven (van alle groottes) die de grote meerderheid van de werkende bevolking tewerkstellen. Een van de beste bronnen van hulp en informatie is je plaatselijke Kamer van Koophandel (câmara de comércio) en gemeentehuis (câmara).
Vele kleine zaken in Portugal wonen op een klein budget, en de eigenaars hebben vaak enkel de basis noodzakelijkheden, en zijn zeker geen bloeiende ondernemingen. Zelfstandigen werken meestal heel lange uren, vooral zij die bars of restaurants uitbaten (vrije dagen zijn bijna onmogelijk in het hoogseizoen), en vaak voor kleine winsten.
Zoals in de meest landen, kiezen vele mensen ervoor om zelfstandig te zijn voor de levenswijze en vrijheid die het met zich meebrengt (geen werkuren of bazen), in plaats van het geld. Het is belangrijk om je plannen klein en haalbaar te houden en goed binnen het budget te blijven, in plaats van grote zaken te ondernemen. Je bereidt je best voor om enkele jaren te spenderen aan het vestigen, gedurende die periode mag je blij zijn als je kosten gedekt worden (daarom is het belangrijk om voldoende kapitaal te hebben), vooral als je huur (of een hypotheek) moet betalen op zowel je woning als je zaak.
Het aannemen van personeel moet niet lichtjes gebeuren en je moet er rekening mee houden voor je een zaak opricht. Je moet een contract aangaan volgens de Portugese arbeidswet en werknemers hebben veel rechten. Het is ook heel duur om werknemers aan te nemen, want naast de salarissen moet je meestal nog sociale zekerheidsbijdrage en 14 maanden salaris per jaar betalen, plus 5 weken betaald verlof en ongeveer 14 betaalde officiële feestdagen.
Voor je een zaak opricht of eender welke zakelijke transacties onderneemt in Portugal is het belangrijk om juridisch advies te verkrijgen zodat je volgens de wet handelt. Er zijn zware straffen
voor iedereen die de regels en wettelijke verplichtingen negeert.
Voor je een zaak opricht of eender welke zakelijke transacties onderneemt in Portugal is het belangrijk om juridisch advies te verkrijgen zodat je volgens de wet handelt. Er zijn zware straffen voor iedereen die de regels en wettelijke verplichtingen negeert. Professioneel juridisch advies is ook noodzakelijk om het meeste te halen uit voordelige belastingregels, en om zinvol om te gaan met de ontelbare regels en wetten. Het is noodzakelijk om er voor te zorgen dat contracten juist gedefinieerd zijn en waterdicht zijn vooraleer een investering te doen, want als je betrokken raakt in een juridisch dispuut zal het waarschijnlijk jaren duren om op te lossen.
Voor je een zaak start is het best om advies in te winnen bij een advocaat (advogado) en een boekhouder (contabilista). Vele buitenlanders nemen ook een bemiddelaar aan, een despachante, om als tussenpersoon te handelen tussen hen en de bureaucratie. Dit zegt veel over de verstikkende en kwellende Portugese bureaucratie, welke zo ingewikkeld en omslachtig is dat het nodig is voor burgers om iemand aan te duiden enkel om zaken te doen met de overheid!
Vele Portugese advocaten, boekhouders en makelaars spreken Engels en andere talen, vooral in vakantieoorden.
Naast de problemen met de Portugese autoriteiten, zijn oplichters en afzetters jammer genoeg vrij veel aanwezig in Portugal, vooral in vakantieoorden. Je moet altijd een gezonde achterdochtigheid hebben als het aankomt op motieven van iemand waar je zaken mee doet in Portugal (tenzij het je moeder of echtgeno(o)t(e) is), vooral met mensen van je eigen land.
Het is meestal best om partnerschappen te vermeiden want ze werken zelden en kunnen op een ramp uitdraaien. Meestal kan je best niemand vertrouwen en moet je niks tekenen of betalen voor je een contract door een advocaat hebt laten bekijken. Het is jammer dat buitenlanders die azen op hun landgenoten veel voorkomen in Portugal.
In de meeste gevallen kan je beter zaken doen met gevestigde Portugese bedrijven die wortels hebben in de plaatselijke gemeenschap (en dus een goede reputatie moeten beschermen), in plaats van je landgenoten. Houd er rekening mee dat als er iets verkeerd gaat, je misschien niet beschermd bent door de Portugese wet, waarvan de wielen heel traag draaien (als ze nog niet volledig afgevallen zijn!).