Werknemers aannemen in Frankrijk is geen lichte zaak! Het wordt u aangeraden hier al goed over na te denken voordat u uw zaak opent. Er zijn zo'n 1.4 miljoen zaken in Frankrijk die geen werknemers hebben - en dat is niet zonder reden! Veel succesvolle kleine zaken worden minder succesvol wanneer zij werknemers aannemen.
U moet een contract aangaan volgens de Franse arbeidswetten. Werknemers krijgen dan uitgebreide rechten binnen uw bedrijf. Het is ook heel erg duur om werknemers aan te nemen: u moet niet alleen hun salaris betalen, maar mogelijk ook de 13e maand salaris, jaarlijks de 5e weken vakantie en 40 tot 60% in sociale zekerheidsbijdragen. Er zijn reducties voor de sociale zekerheidsbijdragen als u bepaalde categorieën van werkloze mensen aanneemt.
Er zijn belastingvrijstellingen voor gelimiteerde perioden voor nieuwe bedrijven in het bijzonder met betrekking tot de eerste werknemer. Tijdens de eerste twee operationele jaren moeten de meeste nieuwe bedrijven rond de 10% van hun eerste werknemers salaris betalen aan socialezekerheidsbijdragen. Let wel dat de eigenaar zijn/haar echtgenoot niet telt als eerste werknemer, noch een belanghebbende van het bedrijf of zijn/haar echtgenoot.
Algemene regels en reglementen die gaan over het aannemen van werknemers staan beschreven in de Franse arbeidswet (Code du Travail) en ook in de collectieve arbeidsovereenkomsten (conventions collectives de travail); specifieke regels zijn benoemd in het contract van de betrokken individu (contrat de travail) en in de werkgevers regels en reglementen (règlements intérieurs/règlements de travail).
Werknemers hebben uitgebreide rechten onder de Franse arbeidswet. De wet geeft aan wat de minimale arbeidsvoorwaarden zijn waaronder de uren, hoe overuren uitbetaald worden, vakantie, proefperiodes, ontslagvoorwaarden, gezondheids- en veiligheids reglementen en vakbondsrechten. De Franse arbeidswet kunt u online lezen op de Legifrance website (www.legifrance.gouv.fr ).
Collectieve arbeidsvoorwaarden (conventions collectives) zijn onderhandeld tussen brancheorganisaties (syndicats) en en werkgevers associaties in verschillende industrieën. Deze specificeren de rechten en verplichtingen van werknemers en werkgevers in een bepaalde branche of beroep en dekken ongeveer 75% van het personeelsbestand. Als een werkgever zich niet aan de wetten houdt kunnen de werknemers hem aangeven aan de werk Raad of het werk syndicaat. Wanneer een werknemer onterecht ontslagen is zal hij/zij een schadevergoeding krijgen die gebaseerd is op de duur van zijn/haar werkperiode.
De reglementen worden in stand gehouden door de lokale werk inspecteurs (inspecteur du travail) en de Direction Départementale du Travail et de l'Emploi et de la Formation Professionnelle (DDTEFP). De inspecteurs van de inspecties zijn ook consultanten en kunnen u informatie en advies bieden over werknemer en werkgever rechten en verplichten: u kunt met zulke inspecteurs in contact komen via de DDTEFP.
De wetten kunnen niet veranderd of vernietigd worden door privé overeenkomsten. Over het algemeen verbiedt de Franse wet discriminatie jegens personeel op de grond van geslacht, geloof, ras, leeftijd, seksuele voorkeur, uiterlijk of naam en er zijn specifieke regels jegens gelijke baankansen voor mannen en vrouwen.
Buitenlanders die in loondienst zijn vallen onder dezelfde arbeidsvoorwaarden als Franse inwoners, hoewel er andere regels zijn voor bepaalde categorieën van werknemers, zoals directeuren, managers, en fabrieksmedewerkers. Part-time medewerkers hebben recht op dezelfde rechten en voordelen als fulltime werknemers.
U bent verplicht de gemeentelijke werkgelegenheid, de Pole Emploi , te informeren. De Pole Emploi heeft ongeveer 600 kantoren door heel Frankrijk met allerlei vacatures voor allerlei banen, maar u mag zelf kiezen wat voor personeel u aanneemt. U kunt gebruik maken van Pole Emploi services of u kunt zelf het heft in handen nemen en advertenties plaatsen in kranten, op internet of zelfs op televisie en radio. Het meest voorkomend in Frankrijk is mond-tot-mond reclame, dus u doet er goed aan om te netwerken! Welke manier u ook voor kiest, u moet er absoluut zeker van zijn dat u de juiste persoon voor uw bedrijf aanneemt, want het is lastig om mensen te ontslaan in Frankrijk
Een werknemer moet doorgegeven worden aan URSSAF door middel van een document unique d'embauche (DUE) wat niet later dan een week voor de begindatum van de werknemer mag gebeuren. Dit staat bekend als een déclaration préalable à l'embauche (DPAE), die de URSSAF goed moet keuren voordat de werknemer mag beginnen. URSSAF geeft de DUE door aan de verantwoordelijke organisaties om de werknemer te registreren voor de nodige sociale zekerheidsbijdragen en voor gezondheid en veiligheid. Details over de DUE kunt u vinden op de URSSAF website www.due.urssaf.fr
Veel Franse werkgevers huren stagiaires in voor hun opleiding. Bijna alle programma's, inclusief die worden aangeboden op Universitair level, bevatten meerdere periodes van "werken". Dit kan een periode zijn van 3 tot 6 weken of soms zo lang als 6 maanden. In de meeste gevallen mogen de stagiaires in de korte periodes geen betaling accepteren (of tot een bepaald limiet) en hun sociale lasten worden vergoed door of hun universiteit of hun school (of hun ouders).
Er zijn enkele belastingvoordelen als u stagiaires of leerlingen (apprentis) aanneemt. Bedrijven nemen vaak dezelfde stagiaire aan voor hun gehele loopbaan van school en bieden hen dan een baan aan wanneer ze klaar zijn met hun loopbaan. Tegen de tijd dat ze afstuderen kennen ze de zaak goed en kunnen ze het 'echte' werk gaan leveren wanneer ze 'echt' betaald krijgen!
Tijdens het sollicitatieproces sturen kandidaten een CV of résumé (de Fransen gebruiken beide termen) die normaliter ook een foto heeft van de kandidaat. Franse CV's zijn relatief conservatief. Als uw bedrijf voorkomt in een soort lokale gids of in het telefoonboek zult u ongevraagde aanvragen krijgen van stagiaires en werkzoekenden. Hier hoeft u niet op te reageren, maar een stagiaire kan misschien wel precies zijn waar u naar zoekt.
Salaris wat hoger is dan €3.000,- per maand moet uitbetaald worden met een cheque of overgeschreven worden van bank naar bank, dit kan niet met cash geld. U moet uw werknemers een loonstrookje geven (bulletin de paie) waarop hun salaris en mogelijke inhoudingen op vermeld staan.
Geautomatiseerde betaal programma's zijn overal verkrijgbaar en meestal is het onderdeel van de 'beheersoftware' (logiciel de gestion), inclusief boekhouding, payroll en 'gestion commerciale, wat aankoop, inboedel en debiteuren en crediteuren met elkaar combineert. De goedkoopste zijn Ciel en ESB die gekocht kunnen worden in grote supermarkten. Een van de meest populaire programma's is 'Sage'.
Kosten (frais) die betaald worden aan de werknemers kunnen ook inclusief de reiskosten zijn. Meestal wordt hiermee een tweede klas treinkaartje bedoeld of ze krijgen de waarde ervan uitbetaald. Reiskosten van en naar werk zijn fiscaal aftrekbaar. Bedrijven zonder een restaurant of kantine kunnen ook een bijdrage leveren aan de lunchkosten of zorgen voor lunch vouchers (chèques of tickets restaurant) die u kunt gebruiken in lokale restaurants en levensmiddelenwinkels. Toegestane uitgaven moeten aangegeven zijn in uw werknemers overeenkomst. Zakenreizen die betaald worden door het bedrijf of trainingen en cursussen moeten ook aangeven worden in de arbeidsovereenkomsten of in een apart document.