Qui di seguito troverete una guida per i passi che dovrebbero essere seguiti per incorporare legalmente la vostra azienda. Non è un sostituto dei servizi legali e professionali, ma può aiutare a mantenere i vostri consiglieri sulle spine!
1. La prima cosa da fare è presentare i possibili nomi della compagnia al Registro delle Imprese (Registro Mercantil centrale) per verificare che nessuna altra azienda sia registrata sotto lo stesso nome. Per dimostarne l’ inesistenza, si riceve ciò che è chiamato un “Certificato di Nome negativo” (Certificado de Negativo Nombre). Questo potrebbe non sembrare un pezzo di carta molto interessante, ma senza di esso non è possibile incorporare la vostra azienda. Il Registro Mercantile ha recentemente semplificato la procedura di controllo in modo che il processo richieda solo pochi giorni. È anche possibile usare il sito web del Registro (www.rmc.es , in spagnolo) per consultare online i nomi di società già quotate e presentarne di nuovi.
2. Il passo successivo è quello di richiedere un codice di identificazione provvisorio dell' imposta sulle società (Código de identificación fiscale / CIF) e registrarsi per l' IVA (IVA). Tutte le imprese e lavoratori autonomi devono registrarsi ai fini dell’ IVA in Spagna. Il tuo CIF funziona come il numero di partita IVA e permette di aprire un conto bancario a nome della società e depositare la quantità di capitale, che si deve fare prima che l’ incorporazione avvenga (vedi 3). Tu, o il vostro commercialista, può richiedere un CIF all’ agenzia delle imposte (Agencia Tributaria) più vicina alla sede legale della vostra attività. È possibile richiederlo online (www.agenciatributaria.es/agencia/direc ), ma solo se il vostro spagnolo è fluente. Per richiedere il tuo numero CIF, è necessario fornire le seguenti informazioni: il nome della vostra azienda (e il Certificato del Nome Negativo dal Registro delle Imprese), la sede legale della società, e l' identificazione in forma di passaporto o permesso di soggiorno (se ne hai uno). L' ufficio delle imposte vi rilascia un certificato chiamato identificación Fiscal con il numero del CIF su di esso.
3. Una volta ricevuto un CIF, è possibile aprire un conto bancario a nome della società e depositare la quantità di capitale. Il certificato presso l' ufficio delle imposte afferma il nome della società con l' aggiunta delle parole en constitución, il che significa che la vostra azienda è in fase di incorporazione. Riceverete un altro certificato (Certificado del Desembolso Efectuado), dimostrando di aver pagato tale importo sul proprio conto business. Non si è autorizzati a ritirare i soldi che sono stati depositati fino a quando la società non sia stata formalmente incorporata, e l' incorporazione non può avvenire a meno che il notaio non abbia la prova che il denaro sia stato effettivamente depositato, con il certificato di cui si parlava sopra. Il certificato è necessario anche per ottenere il CIF permanente appena prima di iniziare a fare affari (vedi 6).
4. La costituzione della società, o dell' atto costitutivo può essere preparato e firmato davanti ad un notaio. Questo atto (e la registrazione della vostra attività presso il Registro Mercantile - vedi sotto) è ciò che rende la vostra azienda legale in Spagna, quindi assicuratevi di sapere esattamente cosa firmate, voi e ogni possibile partner, prima di arrivare a questo punto. Se qualcosa non ha un significato chiaro, cercate di tradurre i documenti e, se necessario, ponetevi domande in tempo utile. L'ufficio del notaio è il luogo ideale per la firma e i timbri ufficiali e non per i dubbi o le domande, quindi è necessario essere in regola con tutte le pratiche nel momento in cui si arriva lì. Il vostro avvocato, consulente fiscale o Gestor dovrebbe accompagnarvi per assicurarsi che tutto vada liscio. L’ ufficio del notaio è sempre un luogo di confusione per gli stranieri, quindi avrete bisogno di qualcuno accanto a voi che non solo sappia parlare correntemente spagnolo, ma che sappia veramente come muoversi. Il vostro consulente professionale deve essere in grado di organizzare per voi tutto quanto sopra descritto, ma è necessario assicurarsi che uno di voi porti con sè la seguente documentazione nel momento in cui si va a firmare presso l' ufficio del notaio:
Il notaio avrà bisogno anche di vedere lo statuto sociale dell’ azienda, che dovrebbe includere i dettagli quali il nome aziendale e lo scopo commerciale, l' indirizzo dell’ azienda, il vostro capitale e il numero di azionisti. Si dovrà inoltre indicare se tutti i dirigenti o amministratori saranno pagati e, in caso affermativo, quali saranno le modalità di pagamento. Infine, è necessario esporre dettagliatamente il proprio anno fiscale aziendale, che può essere non più di un anno civile. L' anno fiscale va dal 1 gennaio al 31 dicembre, ed è più semplice se l' anno fiscale della società è lo stesso, dato che la procedura di contabilità sarà ancora più complicata se si sceglie un periodo diverso. Dopo la firma, il vostro conto in banca può essere attivato e i firmatari autorizzati possono essere registrati con la banca.
5. Entro 30 giorni sottoscrizione dell’ atto costitutivo ci sono ancora due cose da fare. La prima è pagare l’ 1% del capitale depositato nel vostro ufficio locale delle imposte, questa è una marca da bollo (a volte indicata come trasferimento fiscale). Avrete bisogno di portare con voi il vostro atto costitutivo e il CIF e compilare il modulo richiesto. In secondo luogo, è necessario registrare la vostra azienda presso il Registro Mercantile. Per questo ci sarà di nuovo bisogno del vostro atto costitutivo, insieme alla prova del pagamento del bollo e il Certificato di Nome Negativo (vedi 1 sopra).
6. La fase finale di questo prolisso processo è quella di ottenere il CIF permanente presso l' ufficio delle imposte e registrare la vostra azienda sotto la “tassa sulle attività economiche” (Impuesto sobre Actividades Económicas - IAE) al fine di ottenere una licenza commerciale. (Confusamente, la licenza viene anche chiamata IAE, anche se è spesso chiamato con il suo vecchio nome, licencia fiscal). Per questo è necessario il certificato indicante il vostro CIF provvisorio, il vostro atto costitutivo e una fotocopia della vostra iscrizione al Registro mercantile. Se il fatturato annuo è inferiore a € 1 milione, non si è tenuti a pagare la tassa. Tuttavia, è comunque necessario iscriversi, perché la vostra attività o professione deve avere una categoria fiscale.
Se si sta lavorando in una società invece che in proprio, è necessario registrarsi per l' imposta sulle società (Impuesto sobre Sociedades) dopo che la società è stata costituita ed avere tutti i documenti rilevanti. In seguito, bisogna portare tutta la documentazione al fisco e registrare la propria azienda sul censimento dei contribuenti attraverso la compilazione in forma 037. È consigliabile ottenere una società con commercialisti di esperienza (Asesoria fiscal) che vi possano aiutare in questo, compilare ed inviare la dichiarazione dei redditi della vostra società.
Sotto è presente una lista di numeri e dei codici che bisogna avere per poter avviare la vostra impresa: