Il faut toujours signer un contrat de location pour louer un logement : il contient des détails sur l'appartement ainsi que les droits et obligations du locataire et du propriétaire. Le bail est un accord écrit entre vous et votre propriétaire.
Un bail normal doit contenir les détails suivants :
Pour les appartements meublés, il faut aussi faire un inventaire qui liste tous les objets et indique l'état dans lequel ils sont. Ce document doit être signé par vous et votre propriétaire. Il est important de faire l'inventaire à l'écrit pour éviter d'avoir à payer des dommages que vous n'avez pas commis en quittant l'appartement.
Une fois signé, le contrat de location est légalement contraignant pour les deux parties. Il est donc crucial de bien lire et de comprendre le contrat avant de signer, même s'il est parfois long et complexe. Sachez que les propriétaires américains s'attendent à ce qu'un locataire respecte scrupuleusement le contrat. Cependant, il existe des protections légales qui peuvent limiter la validité de certaines clauses (souvent à votre avantage).
Un propriétaire vous demandera en général de payer une caution qu'il vous rendra à votre départ avec des intérêts. En revanche, il est en droit de garder cette somme d'argent si l'appartement a subi des dommages, afin de pouvoir les réparer. Vérifiez avec le propriétaire ce que couvre la caution et les conditions pour la récupérer. Vous devrez inspecter le logement avec lui et noter les dégâts à l'écrit et/ou prendre des photos.
Beaucoup d'états demandent que les propriétaires mettent les cautions sur des comptes en banque à intérêts et payent ces intérêts au locataire pendant qu'il occupe le logement. Les cautions sont généralement équivalentes à un ou deux mois de loyer.
Le loyer est la somme payée au propriétaire tous les mois. Le loyer brut comprend le montant du loyer plus ce qu'on appelle les charges, qui sont les coûts additionnels pour le ramassage des poubelles, l'électricité, le chauffage et l'eau courante (selon le contrat).
Les charges sont calculées en fonction de l'appartement et de sa situation géographique, et sont toutes détaillées dans le contrat. En général, le chauffage, le gaz, l'eau et l'électricité dépendent de la consommation personnelle. Aux États-Unis, on consulte normalement les compteurs une fois par mois, même si les factures sont souvent envoyées tous les deux ou quatre mois.
Les propriétaires préfèrent souvent que le loyer soit payé par chèque, et le moyen de paiement est normalement indiqué dans le contrat. Il est aussi courant qu'on vous demande de contracter une assurance habitation pour couvrir les éventuels dégâts survenus dans le logement ou les logements adjacents.
Un bail stipule aussi le règlement général que vous devez respecter en tant que résident. Beaucoup d'immeubles ont quelques règles communautaires pour aider les locataires à vivre dans la paix et la tranquillité. Ces règles sont normalement inscrites dans le contrat mais peuvent aussi former un document à part pour les grands immeubles avec beaucoup de locataires. Généralement, elles indiquent que le bruit doit être réduit au minimum entre 22h et 8h par exemple. Elles peuvent également indiquer qui est responsable du ménage dans les installations communes comme les escaliers, l'entrée et la cave en fonction des jours de la semaine.
Vous devez connaitre ces règles, car votre propriétaire a le droit de vous expulser de l'appartement si vous ne les respectez pas. Les étrangers venant de pays moins "régulés" peuvent être surpris par ces règlements à leur arrivée. Ne soyez donc pas surpris si vous recevez quelques plaintes de vos nouveaux voisins (en colère) pendant votre crémaillère.
Manager : Dans les immeubles moyens ou grands, on trouve souvent un manager (ou concierge). Il est là pour s'assurer que tout se passe bien et pour organiser les réparations.
Animaux de compagnie : C'est avec le propriétaire qu'il faudra discuter pour savoir si vous êtes autorisé à avoir des animaux, et la décision doit être inscrite dans le bail. Si un locataire souhaite prendre un animal de compagnie dans un appartement qu'il occupe déjà, il devra demander la permission au propriétaire. Il peut s'agir d'un chien, d'un chat, d'un oiseau, d'un hamster, etc.
Un bail type dure généralement un an. Sauf autrement stipulé dans le contrat, une clause indique qu'un bail peut ensuite être renouvelé mois après mois. Dans ce cas, le bail est renouvelé automatiquement chaque mois jusqu'à ce qu'une des parties y mette fin. Pour cela, la durée de préavis est souvent de 30 jours. Un locataire doit envoyer ou donner en main propre un avis d'intention au propriétaire indiquant qu'il met fin au bail. Sachez qu'un propriétaire n'a pas le droit de mettre fin à un bail sans raison valable.
Avant d'emménager dans un logement, prenez rendez-vous avec le propriétaire pour une inspection des dégâts éventuels (rayures, tâches, usure etc.). Prenez des notes détaillées, même si les dégâts sont minimes, ou vous risquez d'être tenu responsable et votre caution ne vous sera pas rendue. Ce document fait foi d'état des lieux et doit être signée par votre propriétaire. C'est à vous de le conserver.
Lorsque vous déménagez, vous devez faire un nouvel état des lieux avec le propriétaire ou le manager pour vérifier les dommages éventuels survenus pendant que vous occupiez le logement. Si l'état de l'appartement est beaucoup moins bon qu'à votre arrivée, le propriétaire est en droit de conserver tout ou partie de la caution. Dans le cas contraire, un document de transfert de bien doit être signé pour indiquez que vous rendez l'appartement sans dégâts et que la caution doit être rendue.
Il est recommandé d'avoir un ami ou collègue américain avec vous pour la procédure afin d'éviter tout malentendu dû à la barrière linguistique.
La liste des clés que vous avez reçues est aussi une partie importante du bail. Assurez-vous qu'on vous donne bien toutes les clés indiquées sur le contrat. Si vous perdez les clés de chez vous, c'est à vous de faire changer les serrures. Si vous perdez les clés des zones communes, vous aurez surement à payer pour les nouvelles clés de vos voisins. Attention : vous ne pouvez pas faire faire de doubles de vos clés ; les clés modernes sont équipées de numéros et vous aurez probablement besoin de l'accord de votre propriétaire pour faire faire un double.
En emménageant, il est prudent de faire changer les serrures de votre logement, car vous ne savez pas combien de clés peuvent circuler. Pour cela, vous devrez demander la permission du propriétaire. Il faut savoir qu'aux États-Unis, la plupart des portes ne ferment pas automatiquement et vous aurez besoin de les fermer à clé. Les portes intérieures sont souvent équipées de verrous qu'il suffit de pousser. Si vous trouvez ce genre de verrou sur votre porte d'entrée, faites changer le système car il n'est pas sécurisé.